Система электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) предназначена для совершенствования существующей системы делопроизводства в организации.
Система основана на применение электронной цифровой подписи для подписания электронных документов в соответствии с принятым национальным стандартом O’zDST 1092:2005. «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».
СЭД соответствует законам «Об электронной цифровой подписи» и «Об электронном документообороте», а также нормативным документам по делопроизводству и организации контроля исполнения в органах государственной власти и управления Республики Узбекистан, утвержденных постановлением Кабинета Министров от 29 марта 1999г. №140.

1. Создание электронного документа

Основным элементом СЭД является электронный документ в виде учетной карточки, которые по типу разделяются на входящие, исходящие и внутренние и имеют соответствующие реквизиты.
Создавать учетную карточку электронного документа имеют право каждый пользователь СЭД, за исключением канцелярия, имеющая приоритетное право ввода в систему входящего документа. Все электронные документы сохраняться в базе данных СЭД. После подписания и регистрации электронный документ становится неизменяемым.


2. Формирование задач на электронный документ

Для маршрутизации электронного документа создается задача. В задаче указываются: исполнители (получатели), задание каждому исполнителю (может быть общее задание), срок исполнения и тип задания (на исполнение, на ознакомление, на подпись и на согласование).

К задаче может подкрепляться электронный документ, который исполнитель должен исполнить (ознакомиться, подписать или согласовать) в соответствии с заданием. По сути, был использован принцип электронной почты, что делает СЭД легко доступным для пользования.

3. Регистрация и наложение резолюции руководства на входящий документ

В функции пользователя «канцелярия» входит: создание входящего документа и направление его руководству, регистрация внутренних и исходящих документов, учет зарегистрированных документов.
На входящие документы руководитель накладывает свою резолюцию, которая не отличается от задачи, только приоритетом исполнения.

4. Постановка электронных документов на контроль

Входящие и внутренние электронные документы могут ставиться на контроль руководством с наложением на него контрольной карточки. Контрольная карточка формируется автоматически на основании резолюции руководства на входящий документ или пользователем «контролер» на внутренний документ. Контроль исполнения данных электронных документов производится пользователем «контролер».


5. Исполнение

Снятие с исполнения задач, резолюций и контрольных карточек производится автором и руководителем на основании полученного от исполнителя отчета по исполнению конкретной задачи (резолюции или контрольной карточки). Отчет может быть принят или направлен на доработку с добавлением замечаний. Исполнение задачи (резолюции или контрольной карточки) может находиться в состояниях «в работе», «на утверждении», «на доработке» и «выполнено».


6. Согласование и подписание электронного документа

Электронный документ может быть направлен через задачу на согласование. При согласовании электронный документ подписывается ЭЦП и в листе согласования электронного документа фиксируется, кем согласован документ. При не согласии согласующий направляет замечания автору документа.
Электронный документ может быть направлен на подпись (утверждение) через задачу. В поле «кем подписан» электронного документа фиксируется, кем подписан документ. На электронный документ может быть наложено несколько подписей. Электронный документ может также подписываться самим автором и задачей направляться на любое действие, в том числе на согласование.
 

7. Регистрация электронного документа

Подписанный электронный документ может быть зарегистрирован в отделе или в канцелярии. В последнем случае электронный документ направляется в соответствующую папку пользователя «канцелярия», которым проставляется соответствующий регистрационный номер.
Зарегистрированные документы становятся неизменными и могут храниться или направляться в отделы.
При взаимодействии СЭД между организациями исходящие электронные документы после регистрации будут направляться в соответствующую организацию(и) и поступать в папку «на регистрацию» «входящие» пользователя «канцелярия» организации.
Обмен электронными документами между СЭД организаций будет производиться путем взаимодействия баз данных СЭД организаций.
 


8. Другие возможности СЭД

СЭД также обеспечивает:

  • сдачу электронного документа в электронных архив с указанием наименования дела и других учетных данных в соответствии с архивным делопроизводством;
  • поиск документов по его реквизитам из базы данных и электронного архива;
  • формирование отчетов по исполнению контрольных карточек;
  • автоматическое получение напоминаний об истечении сроков исполнения.
     

9. Организационная структура СЭД

СЭД использует централизованную базу данных, устанавливаемую на сервере и обеспечивающую хранение всех электронных документов.
Пользователи могут подключаться к СЭД и получать доступ к базе данных через локальную сеть и корпоративную сеть организации, и при необходимости обеспечивать удаленный доступ к СЭД через сеть Интернет.
Система обеспечивает web-интерфейс (тонкий клиент) доступа пользователей к СЭД.

 
 
 
 
Авторы проекта: Киёмов Э., Валиев А.
Центр научно-технических и маркетинговых исследований
Контактный телефон: 150-34-01